BPMN-Diagramme automatisch erstellen: Wie ich von 5 Stunden auf 15 Minuten gekommen bin

Ich erinnere mich noch gut an einen Dienstagnachmittag im vergangenen Jahr: drei Stunden, eine Tasse kalter Kaffee, und ein Prozessdiagramm, das immer noch nicht fertig war. Swimlanes verschoben, Gateways falsch beschriftet, und dann noch die Frage, ob es jetzt ein Exclusive oder ein Inclusive Gateway sein soll. BPMN-Diagramme zu erstellen war für mich immer eine Kombination aus konzentrierter Facharbeit und stumpfsinniger Klickarbeit – keine ideale Mischung.

Heute dauert dasselbe Diagramm 15 Minuten. Nicht weil ich schneller geworden bin, sondern weil ich einen Custom Claude-Skill entwickelt habe, der mir die Schwerstarbeit abnimmt. Was dabei rauskommt, ist valides BPMN 2.0 XML, das sich direkt in draw.io öffnen lässt – mit korrekten Event-Typen, sauber typisierten Gateways und vernünftig platzierten Swimlanes.

In diesem Artikel erkläre ich, wie der Skill aufgebaut ist, warum das stock draw.io MCP für mich nicht funktioniert hat, und wie Sie denselben Workflow in Ihrem Unternehmen implementieren können. Am Ende finden Sie einen ROI-Rechner, mit dem Sie ausrechnen können, wie viel Zeit und Geld Sie monatlich sparen würden.

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist der internationale Standard für die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen. Die Version 2.0 wurde 2011 von der Object Management Group (OMG) veröffentlicht und ist seitdem der De-facto-Standard in der Prozessmodellierung – sowohl für die fachliche Dokumentation als auch für die technische Ausführung von Prozessen in Workflow-Engines wie Camunda oder Flowable.

Was BPMN so wertvoll macht: Es schafft eine gemeinsame Sprache zwischen Business-Analysten, IT-Architekten und Entwicklern. Ein BPMN-Diagramm kann gleichzeitig von der Fachabteilung verstanden und von einer Process Engine ausgeführt werden. Diese Dualität – lesbar und ausführbar – ist einzigartig.

Die vier Kern-Kategorien von BPMN-Elementen

Dazu kommen Swimlanes – horizontale oder vertikale Bahnen, die Verantwortlichkeiten visualisieren. Ein Pool repräsentiert eine Organisation, Lanes innerhalb des Pools einzelne Abteilungen oder Rollen. Diese Struktur macht auf einen Blick sichtbar, wer welchen Schritt verantwortet – und wo Übergaben stattfinden, die in der Praxis häufig die größten Reibungsverluste erzeugen.

Wer noch nie ernsthaft BPMN modelliert hat, unterschätzt den Aufwand regelmäßig. "Das ist doch nur ein Flussdiagramm" – diesen Satz habe ich von Stakeholdern zu oft gehört. Die Realität sieht anders aus, und zwar aus drei Gründen.

1. Notation-Wissen ist nicht trivial

Allein der BPMN-2.0-Standard umfasst 538 Seiten. In der Praxis braucht man nicht jedes Detail, aber die Kernelemente und ihre korrekten Verwendungskontexte sitzen nicht nach einem Nachmittag Lesen. Wann ist ein Inclusive Gateway dem Exclusive vorzuziehen? Wann brauche ich einen Event-Based Gateway? Wie modelliere ich korrekt eine Fehlerbehandlung mit einem Boundary Event? Diese Fragen tauchen in jedem zweiten Prozess auf – und falsche Antworten produzieren Diagramme, die zwar hübsch aussehen, aber fachlich falsch sind.

2. Software-Komplexität frisst Zeit

Tools wie Visio, Lucidchart oder auch draw.io bieten mächtige Funktionen, haben aber eine Lernkurve. Swimlane-Ausrichtung, Element-Snap, Verbindungspunkte, das korrekte Setzen von Marker-Symbolen auf Tasks – all das kostet Zeit, selbst wenn man die Tools gut kennt. Bei Visio kommt hinzu, dass Lizenzkosten von 280–580 Euro pro Jahr den Zugang oft auf wenige Personen im Unternehmen beschränken.

3. Der Perfektionismus-Loop

Das subtilste Problem: Prozessdiagramme werden nie "fertig" gefühlt. Immer gibt es noch eine Ausnahmebehandlung, die eingebaut werden könnte, ein Gateway, das präziser formuliert sein könnte, oder eine Swimlane-Zuordnung, die neu diskutiert werden müsste. Viele Teams verbringen mehr Zeit mit dem Diagramm als mit dem eigentlichen Prozess – ein klassischer Fall von Overengineering.

Das Ergebnis: BPMN-Diagramme werden entweder gar nicht erstellt (informelle Skizzen stattdessen), oder sie werden zu selten aktualisiert und veralten schnell. In beiden Fällen geht ein erheblicher Teil ihres Werts verloren.

Als ich anfing, mit KI-Tools für BPMN zu experimentieren, war das offensichtliche erste Experiment: das draw.io MCP. Model Context Protocol (MCP) ist Anthropics offener Standard, der es Claude ermöglicht, direkt mit externen Tools zu interagieren. Das draw.io MCP verspricht genau das, was ich brauchte – Diagramme erstellen ohne manuelles Klicken.

Warum das stock draw.io MCP versagte

Die Ergebnisse waren enttäuschend. Das draw.io MCP generierte zwar funktionierende draw.io-Dateien, aber die BPMN-Notation war durchgehend fehlerhaft: Standard-Rechtecke statt typisierter Tasks, einfache Rauten ohne Gateway-Marker, keine korrekten Event-Symbole. Was herauskam, sah aus wie ein Flussdiagramm aus den 1990ern – technisch in draw.io geöffnet, aber weder BPMN 2.0-konform noch für ernsthaften Unternehmenseinsatz geeignet.

Das Problem ist strukturell: Ein generisches MCP kennt draw.io, aber nicht die BPMN-Spezifikation. Es weiß, wie man Shapes platziert, aber nicht, welche Shapes für welche BPMN-Elemente korrekt sind, wie sie zu typisieren sind und welche XML-Attribute für BPMN-Compliance nötig sind.

Der Custom Skill-Ansatz

Ein Custom Claude Skill ist eine andere Schicht der Integration. Statt eines generischen Tool-Aufrufs enthält der Skill die BPMN 2.0-Spezifikation als eingebettetes Domänenwissen – entweder als System-Prompt, als Retrieval-Kontext oder als strukturierte Tool-Definition. Das bedeutet:

• → Claude kennt die exakten XML-Schemas für jedes BPMN-Element
• → Gateway-Typen werden anhand der Prozesslogik automatisch gewählt
• → Task-Marker werden nach Aktivitätstyp gesetzt (User, Service, Script etc.)
• → Swimlanes werden automatisch aus Rollen/Verantwortlichkeiten im Input abgeleitet
• → Das Ausgabe-XML ist direkt draw.io-importierbar ohne manuelle Korrekturen

Architektur des Skills

Der Skill besteht aus drei Schichten. Die erste ist ein umfangreicher System-Prompt, der die BPMN 2.0-Kerndokumentation enthält und Claude explizit anweist, welche Elemente wann zu verwenden sind. Die zweite Schicht ist eine strukturierte Analyse-Phase: Claude liest den Input und extrahiert zunächst Akteure (für Swimlanes), Aktivitäten (für Tasks), Entscheidungspunkte (für Gateways) und Ereignisse (für Start/End/Intermediate Events) – bevor es ein einziges XML-Element schreibt. Die dritte Schicht ist die XML-Generierung mit draw.io-kompatibler Formatierung, inklusive korrekter mxCell-IDs und Parent-Referenzen für die korrekte Swimlane-Zuordnung.

Das Ergebnis: Ein XML-String, der direkt als .drawio-Datei gespeichert und geöffnet werden kann. Kein weiteres Tool, kein Export, kein Konvertierungsschritt.

Hier ist der genaue Ablauf, wie ich heute ein BPMN-Diagramm erstelle – von rohem Input bis zum fertigen, bearbeitbaren Diagramm.

Der Custom Skill unterstützt alle wesentlichen BPMN 2.0-Elemente aus dem offiziellen Standard. Hier ist die vollständige Checkliste:

Tasks (Aufgaben)

• User Task – manuelle Aktivität, die von einer Person ausgeführt wird (Person-Symbol)
• Service Task – automatisierter Dienst-Aufruf, z.B. API-Calls oder System-Integrationen (Zahnrad-Symbol)
• Script Task – Ausführung eines Skripts oder Programms (Dokument-Symbol)
• Business Rule Task – regelbasierte Entscheidung via Decision Engine (Tabellen-Symbol)
• Send/Receive Task – Nachrichtenversand und -empfang zwischen Prozessparticipants
• Call Activity – Aufruf eines wiederverwendbaren Sub-Prozesses (dicker Rahmen)

Gateways (Entscheidungspunkte)

• Exclusive Gateway (XOR) – genau ein Pfad wird gewählt, X-Symbol in der Raute
• Parallel Gateway (AND) – alle Pfade werden gleichzeitig aktiviert, +-Symbol
• Inclusive Gateway (OR) – ein oder mehrere Pfade werden aktiviert, O-Symbol
• Event-Based Gateway – Routing basierend auf dem nächsten eintretenden Ereignis
• Complex Gateway – für komplexe Aktivierungsbedingungen, Stern-Symbol

Events (Ereignisse)

• Start Event – einfacher Kreis, initiiert den Prozessfluss
• Intermediate Catch/Throw Event – doppelter Kreisrand, tritt im Prozessverlauf auf
• End Event – dicker Kreisrand, beendet den Prozessfluss
• Boundary Events – haften an Tasks und behandeln Ausnahmen (Error, Timer, Escalation)
• Event-Typen: Message, Timer, Error, Signal, Escalation, Compensation, Conditional

Swimlanes und Struktur

• Pools – repräsentieren Organisationen oder eigenständige Prozessparticipants
• Lanes – Bahnen innerhalb eines Pools für Rollen und Abteilungen
• Message Flows – gestrichelte Pfeile für Kommunikation zwischen Pools
• Sequence Flows – durchgezogene Pfeile mit Bedingungsausdrücken
• Data Objects & Data Stores – Dokumente und Datenspeicher mit Associations
• Text Annotations – Kommentare und Erklärungen via gestrichelter Association

Um die Unterschiede greifbar zu machen, habe ich alle drei Ansätze über mehrere Wochen im Alltag verglichen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Dimensionen zusammen.

Das Fazit ist eindeutig: Der Custom KI-Skill ist in fast allen Dimensionen der manuelle Ansatz und das stock MCP überlegen. Der einzige Bereich, in dem manuelles Modellieren noch vorne liegt, ist die vollständige visuelle Kontrolle – aber auch das wird durch die einfache Nachbearbeitung in draw.io weitgehend kompensiert.

Wie viel Zeit und Geld sparen Sie konkret? Tragen Sie Ihre Zahlen ein und sehen Sie das Ergebnis sofort.

Hinweis: Die Berechnung basiert auf der Zeitersparnis multipliziert mit dem angegebenen Stundensatz. Token-Kosten für den KI-Skill (typischerweise 2–8 Euro pro Diagramm) sind nicht abgezogen, da sie bei den meisten Unternehmensverträgen im Flatrate-Modell inkludiert sind.

Das folgende Diagramm zeigt einen typischen Bestellfreigabe-Prozess mit drei Swimlanes: Mitarbeiter, Abteilungsleiter und Einkauf. Genau dieses Diagramm wurde mit dem Custom Claude Skill aus einer informellen Prozessbeschreibung in unter 15 Minuten erstellt.

Das Diagramm illustriert die wichtigsten BPMN-Konventionen: Der grüne Kreis ist ein einfaches Start Event, der dicke Kreisrand zeigt das End Event. Das Exclusive Gateway (Raute mit X) entscheidet exklusiv zwischen dem Ja- und dem Nein-Pfad – im Gegensatz zu einem Parallel Gateway würde hier immer nur genau ein Ausgang aktiviert. Die Swimlanes machen Verantwortlichkeiten auf einen Blick klar: der Mitarbeiter erstellt, der Abteilungsleiter prüft und genehmigt, der Einkauf bestellt.

Der BPMN-Skill ist nicht als isoliertes Tool gedacht. Im Kontext von Hermes Agent wird er Teil einer umfassenderen Prozesskette, die von der Prozessdokumentation bis zur Automatisierungsimplementierung reicht.

Wie Hermes Agent BPMN-Erstellung integriert

Hermes Agent ist Anthropics Enterprise-Integration für Claude-basierte Agenten-Systeme, die ich für mittelständische und große Unternehmen implementiere. Im Kontext von BPMN bedeutet das konkret: Der Agent kann automatisch auf Prozessdokumentationen in Confluence, SharePoint oder Notion zugreifen, Meeting-Transkripte aus Teams oder Zoom verarbeiten, und daraus BPMN-Diagramme erstellen – ohne dass ein Mensch den Input manuell vorbereiten muss.

Der Workflow in einem typischen Unternehmenssetup sieht so aus: Ein Prozess-Workshop findet statt, das Transkript wird automatisch in den Agenten-Kontext eingespeist, der BPMN-Skill generiert das Diagramm, und das Ergebnis landet automatisch im Prozess-Repository – beschriftet, kategorisiert und mit dem Workshop-Transkript verlinkt. Die Fachabteilung erhält innerhalb von Minuten nach dem Meeting ein review-fähiges Diagramm statt erst nach Tagen.

Über die reine Diagrammerstellung hinaus

Was Hermes Agent von einem einzelnen Skill-Aufruf unterscheidet, ist die end-to-end Perspektive. BPMN-Diagramme sind nicht das Ziel – sie sind ein Werkzeug zur Prozessoptimierung. Der Agent kann ein generiertes BPMN-Diagramm analysieren, Engpässe identifizieren, Automatisierungspotenziale markieren und Empfehlungen ausgeben, welche Tasks in welcher Reihenfolge automatisiert werden sollten.

In einem konkreten Kundenprojekt hat das bedeutet: 47 Prozesse wurden innerhalb von drei Wochen dokumentiert und als BPMN modelliert – ein Umfang, der manuell mehrere Monate gedauert hätte. Auf Basis dieser Dokumentation konnten sechs Prozesse priorisiert und innerhalb von zwei Quartalen automatisiert werden, mit einem kumulierten ROI von über 180.000 Euro im ersten Jahr.

Weiterführende Artikel

Diese Beiträge vertiefen die hier besprochenen Themen und zeigen, wie KI-Agenten Prozessautomatisierung im Unternehmen vorantreiben.